Protection des données à caractère personnel

PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Novaxia (désignée ci-après sous les termes « Novaxia » ou « nous ») collecte et traite des informations qui vous identifient directement ou indirectement (les « Données à Caractère Personnel »). La présente politique de protection des Données à Caractère Personnel (la « Politique ») est applicable à l’ensemble des moyens de collecte de données utilisées par Novaxia, y compris notre site internet.

Cette Politique décrit les Données à Caractère Personnel que nous collectons, les finalités pour lesquelles elles sont traitées et la base juridique de ce traitement, ainsi que toutes autres informations nécessaires afin d’assurer un traitement loyal et transparent de vos Données à Caractère Personnel lorsque nous agissons en qualité de responsable du traitement, c’est-à-dire lorsque nous déterminons pourquoi et comment vos Données à Caractère Personnel sont traitées.

Cette Politique est diffusée conformément aux obligations d’information figurant au Règlement Général (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la Protection des Données, applicable depuis le 25 mai 2018 (« RGPD ») et à la réglementation française le complétant1.

L’essentiel :

Novaxia, en qualité de responsable du traitement, collecte et utilise les Données à Caractère Personnel que vous nous fournissez dans le cadre de votre interaction avec nos services, ainsi que les Données à Caractère Personnel additionnelles que nous collectons lorsque vous vous inscrivez sur notre site internet ou lorsque vous devenez client (souscripteur, investisseur) ou partenaires et dans le cadre des services que nous vous fournissons.

Les Données à Caractère Personnel que nous collectons sont en premier lieu destinées à vous fournir une documentation commerciale ou toute information marketing que vous sollicitez, à gérer notre site internet, puis sont utilisées afin de nous permettre le cas échéant d’accomplir nos engagements dans le cadre de contrats que nous concluons avec vous ou de respecter nos obligations légales.

Vous disposez de certains droits concernant vos Données à Caractère Personnel, décrits à l’Article 8 de cette Politique. Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires ou poser toutes questions quant à ces droits ou concernant le traitement de vos Données à Caractère Personnel par Novaxia, nous vous remercions d’adresser un email à l’adresse suivante : contact@novaxia.fr.

1. Les Données à Caractère Personnel que nous collectons et les finalités de traitement

Novaxia s’engage à collecter et à traiter les informations fournies en conformité avec le principe de minimisation, limitant la collecte des Données à Caractère Personnel aux informations strictement nécessaires pour les finalités de traitement. A cet effet, nous collectons les Données à Caractère Personnel suivantes :

• Informations de contact : nous collectons ces Données à Caractère Personnel afin d’être en mesure de vous joindre et/ou de communiquer avec vous à votre demande, lorsque cela s’avère nécessaire à des fins de communication et de marketing. En particulier, certaines pages du site internet de Novaxia vous permettent de nous transmettre vos Données à Caractère Personnel. Nous pouvons utiliser ces coordonnées afin de vous fournir l’information que vous avez sollicitée, de répondre à l’une de vos demandes ou à toute interrogation et de prendre toute autre initiative requise afin de vous renseigner sur notre activité. Ces informations incluent vos nom(s) et prénom(s), civilité (Madame/Monsieur), adresse email et adresse postale, numéro de téléphone fixe ou mobile et toutes autres informations que vous nous fournissez sur le formulaire de contact et autres moyens de collecte de données disponible sur notre site internet.

• Préférences : ce type d’information nous aide à comprendre votre intérêt pour notre activité et nos services et notamment votre intérêt à l’égard de nos produits d’investissement décrits sur notre site internet ou toute autre publication du groupe Novaxia. Ces informations nous sont notamment nécessaires dans le cadre de notre prospection et de nos démarches d’animation commerciale. Cela peut donc inclure des informations concernant vos préférences en matière d’investissement et vos souhaits de réception d’informations marketing se rapportant à un domaine immobilier particulier.

• Historique des transactions et services : ces Données à Caractère Personnel sont nécessaires afin de vous fournir les services que vous avez sollicités et afin de valider définitivement vos instructions. Cela comprend donc vos demandes et instructions, les transactions effectuées et les registres y afférents ainsi que d’éventuelles réclamations.

• Sécurité : nous utilisons ces informations afin d’assurer la sécurité de notre site internet ainsi que de nos systèmes informatiques et réseaux. Les informations traitées à cette occasion nous permettent de conserver votre adresse IP, les pages auxquelles vous avez accédé sur notre site internet et, le cas échéant, pour certains services particuliers accessibles par accès sécurisé, de vérifier votre identité et vos identifiants.

• Cookies : nous utilisons des cookies sur notre site internet. Pour en savoir plus sur notre politique en matière de cookies, vous pouvez vous reporter à l’onglet « Cookies».

Si vous ne souhaitez pas nous fournir ces informations, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d’honorer nos engagements contractuels envers vous. Nous vous informerons spécifiquement lorsque la fourniture de vos Données à Caractère Personnel est nécessaire et vous rappellerons les conséquences sur notre relation si vous deviez ne pas nous les fournir.

2. Base juridique de traitement de vos Données à Caractère Personnel

Lorsque nous traitons vos Données à Caractère Personnel, nous le faisons sur le fondement d’une justification licite (ou base juridique) pour ce traitement tel que suit :

• Exécution d’un contrat : le traitement est nécessaire afin de prendre des mesures précontractuelles à votre demande ou de donner effet à votre contrat avec Novaxia ;

• Respect d’une obligation légale : le traitement est nécessaire afin d’assurer notre conformité avec une obligation légale ou réglementaire (par exemple, créer votre dossier client, gérer la sécurité informatique)

• Préservation de nos intérêts légitimes : le traitement est réalisé aux fins de nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise lorsque vos propres intérêts, libertés et droits fondamentaux ne prévalent pas sur nos intérêts (par exemple, pour apprécier de nouvelles opportunités d’investissements, pour gérer les contentieux) ; ou

• Consentement : le traitement est fondé sur votre consentement préalable (par exemple, pour vous adresser des informations commerciales et marketing tel qu’indiqué ci-dessus).

3. Origine des Données à Caractère Personnel

En premier lieu, ces Données à Caractère Personnel ont été fournies par vos soins (par exemple, par l’intermédiaire des formulaires de contact disponibles sur notre site internet, au travers d’emails que vous nous adressez ou lors d’échanges téléphoniques).

Nous pouvons de temps à autre recevoir des Données à Caractère Personnel vous concernant émanant de tiers, par exemple d’autres clients ou partenaires.

Dans certaines circonstances, vos Données à Caractère Personnel peuvent être collectées indirectement au travers d’équipements de contrôle ou par d’autres moyens (par exemple, les systèmes de contrôle et de suivi des emails, et les logs d’accès au site internet).

4. Conservation des Données à Caractère Personnel

Nous conservons vos Données à Caractère Personnel pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, ce qui signifie en général la période pendant laquelle nous sommes en relation avec vous. Nous pouvons conserver vos Données à Caractère Personnel pour des périodes plus longues correspondant à une durée de prescription légale, ou pour constater, exercer ou défendre un droit en justice.

Néanmoins, en cas de Données à Caractère Personnel obtenues aux fins de prospection commerciale et n’ayant pas abouti à la conclusion d’un contrat, nous ne conserverons vos données que durant une période de trois (3) ans suivant notre dernier contact avec vous.

5. Accès aux Données à Caractère Personnel

Nous pouvons être amenés à divulguer vos Données à Caractère Personnel, lorsque cela est permis par la loi et seulement lorsque cela est strictement nécessaire, aux tiers suivants :
- Les entités du groupe Novaxia2(services CRM et communication, gestionnaires, équipes en charge des « relations investisseurs », administrateurs systèmes et site internet, départements juridiques et conformité, service d’audit interne) ;
- Prestataires nous assistant dans le cadre d’opérations de marketing et dans le cadre du service client ;
- Conseils (consultants, auditeurs, avocats, autres) et assureurs ;
- Partenaires, promoteurs, distributeurs, conseillers en gestion de patrimoine (CGP) ;
- Prestataires de services de support, tels que ceux effectuant l’hébergement et la maintenance de notre site Internet ;
- Sociétés nous permettant de maintenir, traiter ou effectuer vos transactions et comptes, y compris les entreprises réalisant des services administratifs, comptables, financiers pour notre compte.

Novaxia s’attend à ce que ces tiers traitent toutes Données à Caractère Personnel qui leur sont communiquées conformément à la loi applicable, y compris au regard de la sécurité et de la confidentialité des données.

Lorsque ces tiers agissent en qualité de « sous-traitant » au sens du RGPD, ils effectuent leurs tâches pour notre compte et selon nos instructions pour les finalités mentionnées ci-dessus. Dans cette situation, vos Données à Caractère Personnel seront uniquement divulguées à ces tiers dans la mesure nécessaire à la fourniture des services requis.

Par ailleurs, nous pouvons partager des Données à Caractère Personnel avec les autorités nationales (régulatrices ou gouvernementales, administration fiscale et Banque de France) afin de nous conformer à une obligation légale à laquelle nous serions assujettis. Il en est ainsi en cas de procédure judiciaire pendante ou imminente ou d’audit réglementaire.

6. Absence de transfert de Données à Caractère Personnel hors de l’EEE

Vos Données à Caractère Personnel sont exclusivement traitées et conservées au sein de l’Espace Economique Européen.

7. Sécurité de vos Données à Caractère Personnel

Nous mettons en œuvre des standards de sécurité physique, technique et administrative, conçus pour protéger vos Données à Caractère Personnel de toute perte, détournement ou mauvaise utilisation, altération, destruction ou dommage.

Nous prenons des mesures pour limiter l’accès à vos Données à Caractère Personnel aux personnes ayant strictement besoin d’y accéder pour l’une des finalités listées à l’Article 1.

Néanmoins, aucune transmission d’information par Internet ne saurait être entièrement sécurisée et exempte d’erreur. En particulier, l’envoi de vos Données à Caractère Personnel par email ou au travers de notre site internet (par exemple, au moyen des formulaires de contact) peut ne pas être sécurisé. Nous vous encourageons à vérifier les conditions de cette transmission avant de l’effectuer, en vous assurant plus généralement de la manière dont vous protégez vos communications et équipements.

8. Vos droits

Vous disposez des droits suivants concernant vos Données à Caractère Personnel :
- Le droit d’accéder à vos Données à Caractère Personnel ainsi que celui d’obtenir leur correction (c’est-à-dire leur rectification) si elles s’avèrent inadéquates, incomplètes ou inexactes ;
- Le droit de recevoir vos Données à Caractère Personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ainsi que le droit de nous demander de les transmettre à un autre responsable du traitement lorsque cela est techniquement possible et dans certaines circonstances ;
- Le droit de solliciter l’effacement de vos Données à Caractère Personnel, dans certaines circonstances ;
- Le droit de limiter notre traitement de vos Données à Caractère Personnel (c’est-à-dire de n’autoriser que leur conservation), dans certaines circonstances. Lorsque vos Données à Caractère Personnel font l’objet d’une telle limitation, nous ne procèderons à leur traitement qu’avec votre consentement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ou à des fins réglementaires ;
- Le droit de définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos Données à Caractère personnel après votre décès.

Dans le cas où vos Données à Caractère Personnel sont traitées sur le fondement de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, en cliquant notamment sur le lien de désinscription figurant dans chacun de nos emails commerciaux sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

• Droit d’opposition au traitement :

- Lorsque le traitement est réalisé à des fins de prospection, vous disposez du droit de vous y opposer à tout moment ;

- Lorsque le traitement est fondé sur des motifs d’intérêts légitimes propres à Novaxia, vous disposez également du droit de vous y opposer. Dans ce cas, nous devons cesser ce traitement à moins que nous puissions démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou que nous ayons besoin des Données à Caractère Personnel pour la constatation, l’exercice et la défense de droits en justice.

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : Novaxia, 1-3 rue des Italiens, 75009, Paris ou par e-mail : contact@novaxia.fr.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL, si vous considérez que le traitement de vos Données à Caractère Personnel viole la loi applicable.




1 Notamment (i) la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données, modifiant la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 (amendée en 2004) dite « Informatique et Libertés », ainsi que (ii) le décret n°2018-687 du 1er août 2018 modifiant le décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005 (amendé en 2007). Ces différents textes sont susceptibles de faire l’objet d’une ordonnance de simplification dans les prochains mois.

2 Les sociétés du groupe Novaxia sont, Novaxia (RCS Paris 491 385 613), Novaxia Gestion (RCS Paris 520 656 570) et Novaxia Finance (RCS Paris 495 081 051)

Dernière modification : décembre 2018

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